Tu es freelance au régime réel et tu te demandes quoi déduire ? Liste complète des dépenses déductibles, règles d'amortissement, justificatifs à garder et erreurs à éviter.
Chaque année, des milliers de freelances au régime réel paient plus d’impôts que nécessaire. Pas parce qu’ils fraudent. Parce qu’ils oublient de déduire des dépenses parfaitement légitimes : un abonnement SaaS, des trains, une quote-part de loyer. Au bout de douze mois, ce sont parfois plusieurs milliers d’euros laissés sur la table.
J’en sais quelque chose. Lors de ma première mission aux Pays-Bas à 480 €/jour, je passais la semaine sur place et ne rentrais que le week-end. Hôtel, trains, repas : les frais s’accumulaient, mais je ne savais pas quoi déduire ni comment le justifier. Résultat, j’ai payé de l’impôt sur de l’argent que je n’avais jamais vraiment gagné.
Voici le guide que j’aurais aimé avoir à l’époque : ce que tu peux déduire, les règles qui piègent, et les justificatifs à garder.
La déduction des charges réelles n’existe qu’au régime réel : entreprise individuelle au réel (déclaration 2035 en BNC, 2031 en BIC), EURL ou SASU. En micro-entreprise, tu bénéficies d’un abattement forfaitaire (34 % en BNC, 50 % en BIC services) censé couvrir tes frais. Tu ne peux rien déduire en plus.
En micro-entreprise, la déduction des charges réelles est impossible. Si tes frais dépassent l’abattement forfaitaire, il est temps d’envisager le régime réel.
Pour être déductible, une dépense doit remplir trois conditions cumulatives : être engagée dans l’intérêt de l’activité, être justifiée par une facture conforme et rester proportionnée à ton activité. C’est ce que l’administration vérifie en cas de contrôle.
Les dépenses engagées avant l’immatriculation (statuts, annonce légale, matériel, site) ne sont pas perdues pour autant. En SASU ou en EURL, la société les reprend après sa création si elles figurent dans l’état des actes accomplis pour la société en formation. Elle te les rembourse et les déduit de son résultat. En entreprise individuelle, une dépense directement liée au démarrage se déduit dès le premier exercice.
Léa est consultante en communication, en entreprise individuelle au réel (BNC), et facture 55 000 € par an depuis chez elle.
| Poste | Montant annuel |
|---|---|
| Quote-part loyer et énergie (20 %) | 3 360 € |
| Abonnements (Canva, Notion, Zoom) | 960 € |
| Ordinateur (amortissement 3 ans) | 500 € |
| Téléphone et internet (50 %) | 360 € |
| RC Pro et expert-comptable | 2 150 € |
| Formations | 1 200 € |
| Déplacements clients | 2 000 € |
| Total | 10 530 € |
En micro BNC, son abattement serait de 34 % de 55 000 €, soit 18 700 €. Ses frais réels sont bien inférieurs : sur le seul plan des frais, la micro reste plus favorable pour elle. Le réel devient intéressant quand tes charges dépassent l’abattement, ou quand tu prévois un gros investissement. Fais le calcul avec notre simulateur de revenus freelance, puis lis notre guide pour passer de la micro au régime réel avant de basculer.
Ordinateur, écran, siège ergonomique : tout le matériel qui sert à ton activité est déductible. Même chose pour tes abonnements (GitHub, Figma, Notion, hébergement, nom de domaine). Quand j’ai listé les miens, j’ai découvert que je dépassais 200 €/mois de SaaS sans m’en rendre compte.
Une règle vaut pour tout ce qui est mixte : seule la quote-part professionnelle se déduit. Ordinateur utilisé à 70 % pour le travail, téléphone personnel qui sert aussi aux clients : tu appliques un pourcentage réaliste et tu documentes ton calcul.
Sous 500 € HT, un bien passe en charge l’année de l’achat. Au-delà, c’est une immobilisation que tu amortis sur sa durée d’utilisation : 3 ans pour un ordinateur, un écran ou un téléphone, 5 à 10 ans pour du mobilier, 4 à 5 ans pour un véhicule.
Un MacBook Pro à 2 500 € HT amorti sur 3 ans donne 833 € de charge par an. Utilisé à 80 % pour le pro, tu déduis 667 € chaque année. Pour mon premier, j’ai voulu tout déduire d’un coup. Mon comptable m’a expliqué que l’amortissement étale la déduction sans la réduire.
Coworking et domiciliation se déduisent à 100 %. Si tu travailles chez toi, tu déduis une quote-part du loyer, de l’électricité, du chauffage et de l’assurance habitation, au prorata de la surface dédiée. Un bureau de 12 m² dans un appartement de 60 m², c’est 20 % : sur un loyer de 1 000 €/mois, 2 400 € déduits par an. En société, regarde plutôt le loyer ou l’indemnité d’occupation versée au dirigeant.
La quote-part du loyer est la charge la plus souvent oubliée par les freelances qui travaillent de chez eux.
Deux méthodes, au choix. Les indemnités kilométriques appliquent le barème officiel, qui couvre amortissement, carburant, entretien et assurance. Il suffit d’un carnet de bord (dates, trajets, motifs). Le barème publié en 2026 pour les revenus 2025 est inchangé, avec une majoration de 20 % pour les véhicules électriques. Les frais réels déduisent chaque dépense sur justificatif, ce qui est parfois plus avantageux avec un véhicule coûteux. Tu ne peux pas cumuler les deux pour le même véhicule.
Péages, stationnement, trains, avions et locations de voiture s’ajoutent dans les deux cas.
Un repas d’affaires avec un client ou un prospect est déductible en totalité s’il n’est pas excessif. Note sur la facture le nom des convives et le motif.
Un repas pris seul lors d’une journée de travail est plafonné. En 2026, tu déduis la part comprise entre 5,50 € (valeur d’un repas à domicile) et 21,40 €, soit 15,90 € au maximum par repas (source : service-public.fr). Un sandwich à 9 € donne 3,50 € déductibles.
Aux Pays-Bas, je déjeunais dehors tous les jours, plus de 3 000 € sur l’année. Connaître cette règle m’aurait évité de payer de l’impôt sur ces frais.
Un cadeau à un client est déductible s’il reste proportionné à ton activité. La TVA n’est récupérable que jusqu’à 73 € TTC par bénéficiaire et par an. Au-delà de 3 000 € de cadeaux sur l’exercice, tu dois les porter sur le relevé de frais généraux.
En EI au réel, tes cotisations sociales obligatoires sont déductibles de ton bénéfice, avec la part déductible de la CSG (6,8 %). C’est souvent ton poste le plus lourd : selon ton niveau de revenu, il représente une part importante de ton bénéfice. Pour le détail du calcul, consulte notre guide URSSAF freelance. En SASU, les charges sociales sur ta rémunération sont supportées par la société et déduites de son résultat.
Tes cotisations sociales obligatoires sont souvent ta charge déductible la plus importante. Ne les oublie pas quand tu compares le régime réel à la micro.
Ta RC Pro se déduit à 100 %. En TNS (EI, gérant d’EURL), ta mutuelle et ta prévoyance Madelin sont déductibles dans des plafonds liés au PASS (48 060 € en 2026). En SASU, la mutuelle prise par la société pour son dirigeant est une charge de la société.
S’ajoutent les honoraires de ton expert-comptable et de ton avocat, la sous-traitance confiée à d’autres freelances, tes formations, ton site et ta publicité, les frais bancaires et commissions Stripe, et la CFE.
Certaines dépenses ne se déduisent jamais :
Sans justificatif, pas de déduction. Garde tes factures (avec TVA détaillée si tu récupères la TVA), tes relevés bancaires, tes contrats, ton carnet de bord kilométrique et les noms des convives de tes repas d’affaires. Le droit de contrôle du fisc porte en général sur 6 ans, mais les pièces comptables se conservent 10 ans après la clôture de l’exercice (source : service-public.fr).
6 ans pour le fisc, 10 ans pour les pièces comptables. Scanne tes tickets le jour même : un ticket thermique illisible dans trois ans ne vaut rien.
Pas besoin d’attendre ton bilan pour agir. Avant la clôture :
Le meilleur moment pour optimiser tes charges, c’était en début d’exercice. Le deuxième meilleur moment, c’est maintenant.
Si tu es redevable de la TVA, tu récupères celle payée sur tes achats professionnels en la retranchant de la TVA que tu collectes. Cette récupération s'ajoute à la déduction de la dépense de ton bénéfice. Exception notable : la TVA d'un repas pris seul ou d'un véhicule de tourisme n'est pas récupérable.
Une charge déductible est une dépense que tu supportes pour ton activité. Un débours est une somme que tu avances pour le compte de ton client et que tu lui refactures à l'identique, sans marge. Il n'entre ni dans ton chiffre d'affaires ni dans tes charges.
La dépense est réintégrée dans ton bénéfice et tu paies l'impôt correspondant, avec des intérêts de retard de 0,20 % par mois. Des majorations s'ajoutent si l'administration retient un manquement délibéré.
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