Un client te demande une attestation URSSAF, un Kbis, une RC Pro ou un justificatif de TVA avant de signer ? Voici le dossier à préparer pour répondre vite sans perdre la mission.
Tu ouvres ton ordinateur pour signer une mission, et le mail tombe : « Merci de nous transmettre votre attestation URSSAF, votre justificatif d’immatriculation, votre RIB et votre attestation RC Pro avant onboarding. » Le client est chaud, le TJM est validé, et tu sens la panique monter.
C’est normal. Beaucoup de freelances découvrent ces justificatifs au pire moment, quand l’ESN, le grand compte ou le service achats a déjà lancé son process fournisseur.
J’ai vécu cette scène sur une mission grand compte en 2022. Le manager voulait que je commence le lundi, et les achats bloquaient sur une attestation que je n’avais jamais téléchargée. Depuis, j’ai un dossier fournisseur prêt toute l’année. On va construire le tien, en commençant par la pièce qui bloque le plus souvent.
« Attestation URSSAF » est un terme générique. Ton espace en propose plusieurs, et le client en attend presque toujours une seule : l’attestation de vigilance. Elle prouve que tu as déclaré ton activité et que tu es à jour de tes cotisations. Ton client doit te la demander pour tout contrat d’au moins 5 000 € HT, montant global même facturé en plusieurs fois, puis tous les 6 mois jusqu’à la fin de la mission. Ce n’est pas de la méfiance : s’il ne vérifie pas et que tu es en situation de travail dissimulé, il peut être tenu de payer solidairement tes cotisations.
Les autres attestations servent dans des cas précis :
Si on te demande une « attestation RSI », c’est un vestige. Le RSI a disparu en 2018 et les indépendants relèvent du régime général depuis 2020 : c’est l’attestation d’affiliation ou de vigilance de l’URSSAF qui répond à la demande.
Si la demande est floue, demande : « Souhaites-tu l’attestation de vigilance URSSAF de moins de 6 mois ? » Ça évite d’envoyer le mauvais document.
Dernière confusion fréquente : l’attestation de régularité fiscale ne vient pas de l’URSSAF mais des impôts. Une société à l’IS la télécharge dans son espace professionnel impots.gouv.fr, une entreprise individuelle la demande avec le formulaire 3666-SD. Elle est surtout exigée pour répondre à un marché public.
Si tu es micro-entrepreneur, connecte-toi sur autoentrepreneur.urssaf.fr, puis « Mes documents » et « Mes attestations ». Choisis le type d’attestation, génère-la, puis télécharge le PDF. L’application mobile URSSAF propose le même parcours dans « Documents ». Hors micro, le chemin passe par urssaf.fr, rubrique « Documents & Démarches », puis « Télécharger une attestation ».
Au tout début, ne t’inquiète pas si l’attestation de vigilance n’apparaît pas. Service-public précise qu’une entreprise qui débute n’obtient qu’une attestation provisoire. Ton compte en ligne lui-même n’est créé que quelques semaines après la déclaration d’activité. Tu n’es pas en faute : tu expliques la situation et tu proposes une alternative.
Une attestation de vigilance ne dit pas que tu es bon dans ton métier. Elle dit que ta situation sociale est régulière à la date d’émission.
Envoie toujours le PDF officiel, tel quel. Ton client peut contrôler son authenticité avec le service de vérification de l’URSSAF, grâce au code de sécurité imprimé dessus. Une capture d’écran, un scan ou un PDF annoté compliquent ce contrôle. Tu peux renommer le fichier, par exemple 2026-10-attestation-vigilance-urssaf-nom-entreprise.pdf, mais garde le contenu intact.
Si un portail fournisseur refuse ton document, vérifie la date, le SIRET, le nom légal et le type d’attestation avant de conclure que le client se trompe. Une attestation de 8 mois sera refusée par n’importe quel service achats sérieux.
Tous les clients ne demandent pas tout. Avec ces fichiers sous la main, tu réponds en 10 minutes au lieu de perdre une journée.
| Document | Ce qu’il prouve | Où le récupérer |
|---|---|---|
| Avis de situation SIRENE | Ton SIREN, ton SIRET, ton code APE | Annuaire des Entreprises ou INSEE |
| Extrait RNE ou Kbis | Ton immatriculation officielle | Annuaire des Entreprises, Infogreffe pour le Kbis |
| Attestation RC Pro | Ton assurance et tes plafonds de garantie | Espace assureur |
| RIB professionnel | Le compte sur lequel te payer | Banque ou compte pro |
| Numéro de TVA intracommunautaire | Ton identification TVA dans l’UE | Messagerie de l’espace professionnel impots.gouv.fr, gratuitement |
En micro-entreprise, ton socle tient en quatre pièces : avis SIRENE, attestation URSSAF, RIB et RC Pro si la mission le justifie. Le Kbis n’existe que si tu es inscrit au registre du commerce, donc commerçant. En activité libérale ou artisanale, l’extrait RNE en tient lieu. Côté banque, un compte dédié devient obligatoire après deux années consécutives au-dessus de 10 000 € de chiffre d’affaires.
En EURL ou SASU, c’est la société qui facture : Kbis récent, RIB et attestation de vigilance au nom de la société, numéro de TVA. Aucun document à ton nom personnel. Et si tu es en franchise en base, tu peux demander un numéro de TVA intracommunautaire pour un client européen sans perdre ce régime. En portage salarial, la société de portage fournit ses propres justificatifs. Toi, tu n’envoies que ton CV, et parfois une pièce d’identité pour un badge.
La RC Pro est presque systématique dans l’IT, le conseil ou la formation, même quand la loi ne l’impose pas. Si tu n’es pas encore couvert, lis le comparatif des assurances RC Pro freelance. Stello fait partie des options simples à regarder si tu veux une attestation rapide après souscription.
Disparaître 48 heures en cherchant le bon PDF fait douter le client. Réponds vite, même incomplet : confirme le document demandé, explique pourquoi il manque, propose une alternative officielle et donne une date. Avec une ESN, la demande tombe souvent après l’entretien technique : tu as déjà convaincu l’équipe, le risque n’est plus commercial mais administratif, et c’est ta réactivité qui le fait disparaître.
J’ai utilisé cette méthode sur une mission courte, avant ma première échéance de cotisations. J’ai envoyé l’attestation d’affiliation, mon avis SIRENE et une date réaliste pour la vigilance. Le client n’a pas bloqué le démarrage.
Bonjour [Prénom],
Mon activité ayant démarré récemment, l'attestation de vigilance définitive n'est pas encore disponible dans mon espace URSSAF.
Je te joins en attendant mon attestation d'affiliation, mon avis de situation SIRENE et mon RIB professionnel. Je te transmettrai l'attestation de vigilance dès sa mise à disposition.
Bonne journée,
[Signature]Même logique pour un Kbis réclamé par automatisme alors que tu es micro-entrepreneur hors commerce : explique que tu exerces en entreprise individuelle sans inscription au registre du commerce, et joins l’extrait RNE et l’avis SIRENE. Pour une RC Pro en cours de souscription, envoie le reste du dossier et demande au passage le plafond exigé par les achats.
Avec un client hors de France, n’envoie pas tout ton dossier français par réflexe. Commence par l’immatriculation, l’IBAN et tes informations de TVA. L’attestation URSSAF n’a d’intérêt que si sa procédure la réclame, et beaucoup de services achats étrangers ne savent pas la lire.
Le silence fait douter. Une alternative officielle envoyée dans l’heure rassure.
Crée un dossier dans ton cloud professionnel, protégé par l’authentification à deux facteurs, jamais via un lien public sans expiration. Range-le en quatre sous-dossiers : identité de l’entreprise, URSSAF et fiscal, assurance, banque. Ajoute une fiche d’une page avec ton nom légal, ton SIRET, ton adresse et ton email de facturation, ton numéro de TVA ou la mention de franchise : le service achats saisit les bonnes données du premier coup.
Vérifie aussi que ton devis, ton contrat de mission, ton RIB et ton immatriculation portent le même nom et le même SIRET. Les incohérences déclenchent des tickets achats.
Enfin, programme un rappel tous les 3 mois pour l’attestation de vigilance et la RC Pro. Je me suis déjà retrouvée à renvoyer une RC Pro le vendredi soir pour un onboarding le lundi. Depuis, mes documents à échéance ont tous un rappel calendrier.
La loi ne l'impose pas en dessous de ce seuil, mais beaucoup de clients la demandent quand même par procédure interne. Garde-la à jour : la télécharger prend deux minutes.
Elle est refusée si tu as des déclarations ou des cotisations en retard. Tu peux l'obtenir de nouveau en régularisant, en respectant un plan d'apurement accordé par l'URSSAF ou en contestant le montant par un recours.
Seulement si le client a une raison claire : vérification KYC, création d'un badge, accès à un site sensible. Pour une création fournisseur classique, garde-la hors de ton dossier et demande par quel canal sécurisé elle sera traitée.
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